Gestão de arquivos e digitalização de documentos

Gerenciamento Físico e Eletrônico de Documentos

  • GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
  • Organização de Arquivos
  • Criação de Tabela de Temporalidade de Arquivos
  • Digitalização de Documentos com Certificação Digital
  • Guarda de XML e Arquivos Digitais
  • Gestão de RH
  • Treinamento de pessoal

 

Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

  • Redução de custos com cópias de documentos, folhas de papel, tempo de tramitação de papéis, custo com aluguéis de equipamentos como impressoras, dentre outros
  • Recuperação da empresa após desastres, como o caso do Word Trade Center, EUA, em setembro de 2001.
  • Alta velocidade e precisão na localização de documentos
  • Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais
  • Gerenciamento automatizado de processos
  • Aproveitamento físico
  • Integração com outros sistemas

 

Digitalização de Documentos

A digitalização é atualmente o processo mais rápido e eficaz de armazenamento e compartilhamento de informações. Através da digitalização, não só documentos impressos podem ser armazenados, mas também áudio, vídeo, fotos, slides, etc. No atual formato de armazenamento as empresas e pessoas físicas perdem muito tempo buscando ou organizando as informações em documentos de papel, alem de que normalmente o manuseio destes documentos acaba por danificar, extraviar ou até destruir um documento. Alem de não ser de fácil manuseio ocupa muito espaço físico e não é a forma mais segura de armazenamento. Imagine perder aqueles documentos importantes como os de imóveis e veículos ou aquele álbum de família.

Ao Digitalizar um documento a Araujo Serviços resolve este problema de forma simples e segura alem de outros benefícios como:

  • Redução de até 70% do espaço físico necessário para guardar os documentos.
  •  Controle total sobre os acessos destes documentos. O Uso de um software GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) garante que somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes níveis de acesso.
  • Facilidade ao acesso das informações. A rapidez para acessar a informação alem de evitar a perda de tempo é essencial na tomada de decisões estratégicas nos dias de hoje.
  • Preservação do Meio Ambiente. Reduzir a quantidade de documentos físicos também reduz o impacto na produção de papel por exemplo. Até impactos indiretos como custos com transporte são diminuídos.

 

Outras Vantagens para sua Empresa

 

Não há limite de tráfego, limite de usuários ou limite geográfico de acessos, porém o cliente poderá limitar quem poderá acessar seus documentos, de onde e quando.

Os armazenamentos das imagens e arquivos são mantidos em estruturas separadas para cada cliente.

 

Para recepção e guarda de XML o sistema possui incorporado um servidor de recepção de e-mails que consegue identificar, extrair dados e anexar o xml no banco de dados do GED.

Os arquivos são mantidos em sistemas redundantes em datacenters com segurança em locais diferentes. São executados backups diários dos servidores.

 

Entre em contato conosco.

Fale-nos da sua necessidade que teremos o imenso prazer em lhe apresentar uma proposta de Organização e Gestão Eletrônica dos Documentos da sua empresa.

Municípios que estamos presentes

Dúvidas e/ou mais informações?