Fundamentação: Decreto 9235/17, Portarias 315/18, 330/18, 1095/18, 554/19 E Portaria 332/2020, publicados pelo Ministério da Educação
O que é Secretaria acadêmica digital?
A implantação ou criação da secretaria acadêmica é o processo de transformar seu acervo físico em acervo digital, através da elaboração de processos virtuais, que permitam a organização e o gerenciamento de documentos da instituição.
Todos os documentos da IES podem ser arquivados de forma virtual, integrando todos os departamentos da instituição em um único local, acabando assim, com a necessidade de arquivar papéis e mais papéis.
Com o processo digital, alunos, docentes e colaboradores poderão ter acesso rápido e seguro aos documentos que lhe são pertinentes.
Por exemplo, um estudante que queira ter acesso ao seu contrato de matrícula, pode requisitar dentro do portal do aluno e receber o arquivo de forma digital, sem que haja a necessidade do funcionário recorrer ao documento físico, ganhando tempo e agilidade no processo.
Por que as IES precisam desse sistema em seus processos?
A portaria 315/2018, do MEC exige que universidades e outras instituições de ensino superior digitalizem todos os documentos físicos de seu acervo acadêmico, de forma que garanta integridade, confiabilidade, autenticidade e durabilidade, pois os arquivos digitais terão valor jurídico.
O prazo de implementação foi prorrogado por mais 2 anos, através da Portaria 332 de 13 de março de 2020, passando de março de 2020 para março de 2022.
Além da obrigatoriedade a implantação da Secretaria Acadêmica Digital, traz competitividade, comodidade e maior capacidade produtiva para a IES
Até 2022, o Brasil terá mais alunos do ensino superior estudando em modelo EAD do que presencial (pesquisa realizada pela ABMES).
Por isso, é essencial para a IES que ela tenha bons processos digitais, que realmente funcionem e atendem às necessidades dos seus alunos, docentes e colaboradores.
Vantagens de digitalizar o acervo acadêmico
- Adequação à legislação do MEC
- Agilidade de atendimento ao aluno de forma virtual
- Aumento da produtividade de colaboradores
- Acesso fácil e seguro de documentos
- Emissão de Diplomas Digitais
- Otimização do fluxo de trabalho
- Menor custo com armazenamento e organização de documentos físicos
- Dispensa o uso de papéis, com ganhos ecológicos
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